Журнал кассира – операциониста, форма КМ-4


Найти и воспользоваться соответствующей формой можно посредством информации нашего сайта. Перед работой рекомендуем ознакомиться с детальной, пошаговой инструкцией касательно ведения и оформления кассового журнала. С первым и вторым листом сможете ознакомиться ниже.

Специфика ведения журнала 

Первая графа служит для внесения сведений о текущей дате, номера смены. Выполняется отметка о времени забора Z отчета, при этом соответствующая информация отображается в документе. Все отметки выполняются шариковой ручкой, синей пастой. Когда речь идет о снятии нескольких отчетных периодов, потребуется вписать их с новой строки с одной и той же датой. Если на одном рабочем месте работало две и более смены, соответственно и разные кассиры, в скобках необходимо проставлять номер, например 03.09.2017 (2).

Вторая графа предназначена для указания данных об отделе и секции. Соответствующие номера прописываются с учетом смены. Если в работе участвовал исключительно один отдел – допустимо поле журнала не заполнять. Имеются здесь и нюансы. В ситуации, когда учет обеспечивается по нескольким подразделениям, ячейка в журнале также остается не заполненной, поскольку официально выполнить отдельную запись по разным подразделениям невозможно в процессе формирования Z выписок большинстве ККТ.

В третьем столбце указываются персональные сведения операциониста, включая его фамилию, имя и отчество. Когда на работника возложена одновременно обязанность бухгалтера, административного служащего, руководителя предприятия - проставляется соответствующая информация с ФИО.

Четвертая ячейка выполнена с целью указания нумерации счетного устройства, выполняющего контроль состояния на отрезке окончания работы. Фактически речь идет об идентификации Z отчетного периода. Выполняется запись достаточно быстро. Необходимая информация содержится в соответствующем документе. Детально разобраться с описываемым вопросом получится после рассмотрения соответствующего примера.

Пятый столбец служит для отображения данных, касающиеся порядкового номера счетчика контроля, посредством чего выполняется регистрация числа переводов данных суммирующего ящика для денег. Основные сведения из четвертой ячейки переносятся в пятую. Важно отметить, что данная функция присутствует только в старой контрольно – кассовой технике. В новых устройствах ее уже нет.

Следующая графа предназначена отображения информации с суммирующих счетчиков. Ее заполняют в обязательном порядке в начале смены или рабочего дня. Обычно вносится накопительные сведения, а именно суммарные данных относительно принятых денег и оформленных чеков за соответствующий период. Следует понимать, что итоговая цифра увеличивается с каждым новым Z отчетом. В процессе работы сумма вполне может достигнуть отметки в несколько миллионов. В случае с использованием нового кассового аппарата, по требованию налогового инспектора, в процессе соблюдения регистрационной процедуры, выполняется ввод первого накопления в размере одного рубля и 11 копеек.

В ситуации, если речь идет о старом аппарата, то информация для графы берется из следующих источников:

  • Утреннего Х отчета, при условии возможности печати накопленных средств в соответствующем виде;
  • Девятой ячейке по предыдущему дню;
  • В результате ручного подсчета итогов за конец рабочей смены либо дня посредством вычета общей накопленный суммы, соответственно поля 9 из 10.

 

Столбцы 7 и 8 предназначены для простановки личной автографа операционного сотрудника и администратора отдела, магазина, заведения. В ситуации, когда единственный работник занимает эти и другие должности, допускается простановка одинакового автографа в обоих полях.

Девятая графа служит для отображения показаний суммирующих счетчиков по состоянию на конец смены или рабочего дня. Речь идет, прежде всего, об не обнуляемом или гросс итоге. Стоит добавить, что соответствующие средства уже находятся в ячейке 6 за исключением, что в 9 включена еще и сумма истекших суток. Указанные деньги подлежат списанию с Z баланса, снимаемого операционным сотрудником по завершению работы. Опытные бухгалтеры рекомендуют переносить данную сумму в последующую смену, шестую ячейку.

В 10 столбце необходимо указать прибыль истекшей смены. Здесь подразумеваются все наличные средства (в столбце 11), безналичные финансы (в столбце 12), денежные возвраты за продукцию (в столбце 15). Вся необходимая информация может быть получена в результате формирования Z отчетов, ознакомиться, с чем реально на соответствующем примере.

Одиннадцатая графа предназначена для указания суммы наличных денег, сдаваемых кассиром. Информация относительно безналичных платежей и имеющихся возвратов не отображается.

Столбец 12 служит для внесения числа безналичных оплат, в том числе с использованием дорожных чеков, банковских карт и прочее. Иначе говоря, если за день было совершено 7 подобных платежей, в соответствующую графу вносится соответствующая цифра. В ситуации, если произвести подсчет указанного количества невозможно, поскольку не все кассовые аппараты оборудованы счетчиком безналичных оплат, ничего вписывать в журнал не требуется.

В 13 графу следует вносить общую сумму, прошедшую безналичным путем, которую не составит труда выделить посредством Z отчета (необходимо понимать, что данная функция поддерживается не всеми ККТ). В ряде кассовых аппаратов отсутствует функция проведения платежей безналичным способом, ввиду чего под данные операции выделяют отдел или секцию, где и происходит пробития данных расчетов. При указанных условиях, если проводится проведение безнала, в 13 графе нужно вносить итоговую цифру от выполненных продаж. Речь идет о конкретном отделе. Ознакомиться с образцом заполнения журнала можно на нашем сайте.

Итоговая сумма по всем безналичным и наличным расчетам за вычетом произведенных возвратов отображается в графе 14.

Ячейка 15 предназначена для внесения сведений в рублях о возврате на протяжении текущей смены. Данные не составит труда взять с Z отчета. В случае отсутствия проведения данных операций, потребуется дополнительно выполнить оформление акта КМ-3. Полученную итоговую цифру следует внести в специально отведенную для этого форму, 15 графу. Подробная информация о возвратах детально описана на данном ресурсе.

Подпись кассира, подтверждающая факт выполнения конкретных операций, проставляется в графе 16. Дополнительно в обязанности операциониста входит оформление справки отчета по форме КМ-6. Указанный документ вместе с наличными средствами подлежит передачи администратору. Если все эти функции выполняет одно лицо – достаточно в трех полях (16, 17, 18) проставить одну подпись.

После принятия наличности администратором от кассира, производится проверка средств, расчетов с отметкой в журнале, семнадцатой графе. Руководитель, по окончании смены, ставить свою подпись. Стоит помнить о том, что по окончанию заполнения журнала следует в обязательном порядке заносить все информацию в кассовую книгу касательно наличных денег.

Популярные вопросы

Многие часто задаются вопросом относительно того, стоит ли выполнять заполнение журнала, если в течение всего рабочего дня касса была не задействована. Официально в подобных ситуациях необходимость и обязанность кассира снимать соответствующий тип отчета отсутствует. Следует учитывать, что подавляющее большинство ККТ физически не смогут предоставить Z отчет. Если сказать проще – можно не заполнять журнал кассира в случае неработающей кассы. Тем, кто предпочитает перестраховаться рекомендуется выводить нулевой чек и делать Z отчет вечером, с последующим отображением информации в журнале.

Нередко операционисты спрашивают, когда именно следует оформлять все необходимые отчетные документы. Четких правил здесь нет. В идеале вносить данные после каждого снятия Z отчета. Делать это можно один раз в 24 часа, в любое время суток. Когда речь идет о посменной работе – рекомендуется снимать отчет и проставлять отметку в журнале по ее завершении.

Еще одной популярной проблемой считается дилемма относительно количества ежедневных записей. Более одного Z отчета, следует выбивать при работе в 2 или 3 сены. Необходимо помнить, что каждый новый соответствующий чек в журнале записывается с новой строки. Все строчки будут иметь одну и ту же дату, но отличаться номерами смен.

Ситуаций, когда кассиры забывают снимать Z отчет, довольно распространены. Переживать по этому поводу не стоит. Отчеты допускается снимать на следующее утро, или даже через один день. К данному вопросу необходимо подходить особенно внимательно, поскольку в журнале проставляется фактическая дата снятия Z отчета и никак иначе. А что делать, если финансовые средства удалось оприходовать в книге? В этом случае допускается простановка в журнале требуемой даты, однако кассиру при этом потребуется предоставить объяснительную записку на имя руководителя компании. С этой стороны такой документ убережет последнего от проверяющих органов, с другой – заставит исполнителя пересмотреть свое отношение к дисциплине.

Довольно часто кассиры снимают лишние отчеты за сутки. Игнорировать все их не стоит. Важно, чтобы они были занесены в кассовую книгу в порядке их выведения на печать. Получается, что появится в журнале сразу несколько записей с одной и той же датой. Как правило, подобного рода отчеты имеют нулевую сумму. Не лишним будет попросить операциониста предоставить объяснительную записку относительно произошедшего, что заставит его в последующем избегать нарушений.

Иногда приходится озадачиваться вопросом относительно восстановления утерянного Z отчета. Сделать это элементарно. Одним из вариантов является снятия информации с фискального модуля памяти. С этой целью потребуется получить логин и доступ налогового инспектора. Если пароль отсутствует – потребуется обратиться к кассовому механику. В случае неоднократных и неуспешных попыток велика вероятность блокировки аппарата. Необходимо понимать, что в фискальном отчете представляется информация касательно итоговой дневной суммы, без детализации по каждой операции.

Еще одним вариантом снятия информации считается использование ЭКЛЗ. В этом модуле содержатся данные касательно всех прошедших кассовых чеков конкретном ККТ. Фактически получается, что ЭКЛЗ дает возможность вывода подробных данных по событиям любого дня. Следует не забывать о ежегодной необходимости замены данного блока. Поэтому в ряде случаев требуемая информация физически может быть недоступна.

Выполнять исправления в журнале хоть и разрешается, однако любые огрехи требуют документального подтверждения достоверности внесенной информации. Все помарки обязательно заверяются личной подписью кассира. Рекомендуется рядом с исправлением указывать запись «исправленному верить», и ставить автограф.

Часто начинающие операционисты путают понятие журнала и книги кассира. Следует знать, что это не одно и то же. Фактически речь идет о двух разных документах. Кассовую книгу ведет исключительно индивидуальный предприниматель или фирма, занимающаяся ведением отчетной бухгалтерией.

Настоящей головной болью может обернуться банальное отсутствие или утеря журнала. Практически все без исключения налоговые инспекторы стараются проверять этот документ в первую очередь. Относительно выявленного нарушения налагается штраф по статье 15.1 КоАП, при этом величина взыскания варьируется от 40 до 50 тысяч российских рублей. Практика показывает, что при определенной настойчивости предпринимателям удается отменить данное взыскание. К сожалению, многие предпочитают не связываться с судами и оплатить наложенный штраф.

Иногда проверяющие органы, при отсутствии журнала операциониста, стараются «приписать» нарушителям статью 14.5 КоАП, что может оказаться более выгодным «штрафом» для предпринимателя. Фактически, официально, в казну потребуется уплатить в 10 раз меньше, около 4000 рублей. Недобросовестные же налоговики, с целью получения неправомерной выгоды, применяют статью 120 НКРФ, в которой говорится о грубых нарушениях существующих правил учета расходов и доходов. Журнал под это определение не попадает. С учетом все вышесказанного намного проще и дешевле все - таки ответственно относиться к заполнению отчетной документации.

После того, как операционист выполнил свою работу, оформил журнал, составляется справка отчет, после чего все данные регистрируются в кассовой книге. Важно понимать, что подобные документы привязываются к конкретному ККТ. Именно по этой причине рекомендуется всю регистрационную процедуру оборудования и журналов выполнять одновременно. После использования последней странички, следует приобрести свежий экземпляр, пронумеровать каждую страничку и прошить. Далее журнал подлежит заверению в налоговых органах. Ориентируясь на КМ 4 потребуется обратиться подразделение, ведущее оперативный контроль определенного налогового органа в конкретном районе, в котором собственно и была произведена регистрация ККТ. Старый журнал необходимо поместить в архив и хранить его не менее 5 лет. Интересно, что с появлением ЭКЛЗ данное требование практически лишено всякого смысла.

Начинающие предприниматели порою озадачиваются вопросом касательно того, куда и кому обращаться для регистрации журнала операциониста. С этой целью потребуется посетить отдел по оперативному контролю МИФНС, где ставится на учет кассовая техника. Когда речь идет об индивидуальном предпринимателе – обращаться допускается в инстанцию, где последний прописан, организациях – регистрации.

Правила по оформлению документов иногда существенно различаются в существующих инспекциях. Четкого описания требуемых бумаг, которые могут потребоваться с целью замены либо регистрации журнала операциониста отечественным законодательством не определено. Получается, что каждый конкретный случай является уникальным. В идеале уточнять момент ы телефонном режиме. Обычно от предпринимателей требуют следующие документы:

  • Закончившийся операционный журнал;
  • Технический паспорт ККТ;
  • Незаполненный, новый, предварительно пронумерованный, прошитый журнал;
  • Общегражданский паспорт либо доверенность лица, предъявляющего документы;
  • Карточку регистрации ККТ.

 

Выполнение первой записи в кассовом журнале производится в процессе выполнения первичной регистрации кассового аппарата. Основанием к этому является Z отчет на один рубль и одиннадцать копеек. Интересно, что многие налоговые инспектора опускают этот момент и заверку журнала производят посредством штампом и личной подписью. С примерами записей можно ознакомиться ниже.

Обычно за ведение лица отвечает ответственный исполнитель. Таковым может считаться или сам руководитель предприятия, или лицо, которое он назначит. Главным образом за ведение журнала отвечает кассовый работник, администратор отдела либо главный бухгалтер. В больших компаниях разрабатывается отдельная должностная инструкция, по которой работает кассир. Интересно, что соответствующая графа журнала обычно не заполняется, при этом сотрудники налоговых органов, как правило, не придираются к этому мелкому недочету. В любом случае ответственность за внесение данных всегда несет руководитель предприятия.

В настоящее время известно два типа журнала операциониста, в частности:

  • Горизонтальный вариант, когда все строки имеют достаточную ширину для нормального внесения информации, при этом стоит учитывать, что заканчивается он достаточно быстро, а это неизбежно приводит к частой замене;
  • Вертикальное исполнение с большим количеством строчек на одной страничке, что позволяет вносить больше данных, реже его переоформлять на новый, при этом сам процесс выполнения записей потребует особой аккуратности и внимательности.

 

Взяв журнал в руки, сложно однозначно сказать, насколько его хватит и когда потребуется менять. Если говорить о вертикальном исполнении – то в нем может быть до 50 страничек, в каждой из которых от 29 до 40 строчек, а этого окажется достаточным для регистрации данных по 2000 сменам или дням. Горизонтальный вариант также состоит из аналогичного количества листов, при этом строчек на каждом всего 20, ввиду чего его хватит на 1000 смен или дней. Вертикальный журнал имеет слишком узкие колонки 6 и 9, поэтому вписать конкретные суммы по накоплениям оказывается иногда проблематично. В то же время если взять ячейки 5 и 15 то можно заметить, что их ширина необоснованно большая. К сожалению, об этой проблеме, кроме самих предпринимателей, пока что еще не задумывался никто.

Болезненным вопросом для некоторых кассиров является возврат товара. Соответствующие действия должны находить свое отображение в колонке 15. В ситуации, когда возврат выполнялся за отчетный день несколько раз, необходимо просуммировать и вписать только итоговую цифру. Стоит знать, что в подобных ситуациях создавать чеки на возврат через кассу совсем не обязательно, разве что если это требует покупатель. Главное – не забыть оформить специальную форму КМ-3. Более детальная информация по данному вопросу представлена на нашем сайте. Следует учитывать, что столбцы 11 и 14 – наличных сдано и всего соответственно, обычно различаются именно на сумму произведенных возвратов.

Особая ситуация с оформлением продаж с использованием банковских карт, при помощи кредита или по безналичному расчету. Все эти случаи требуют обязательного пробития поступивших на счет средств через кассовый аппарат. Интересно, что выполнив вечерний Z отчет, в специальной строчке можно увидеть общее чисто продаж и итоговую сумму, которые были проведены по безналичному расчету. Каждый из указанных параметров подлежит занесению в столбцы 12, 13 кассового журнала. Указанное условие актуально при следующих способах оплаты товаров:

  • Посредством дорожного чека;
  • Реализацией с использованием кредита;
  • Через банковскую карту с применением терминала или кассового аппарата.

 

Нет необходимости регистрации в журнале денег, поступивших на расчетный безналичный банковский счет. Обычно 12 графа содержит информацию о количестве чеков, 13 их общей суммы в рублях, 11 – величине сданных наличных средств, которая будет фактически разницей показаний 14 и 13 ячейки. Правильно заполнить журнал поможет ниже приведенный образец.

Отдельно следует остановиться на прошивке и нумеровке журнала. Все должно выполняться только ручным способом. Номера страниц вписываются шариковой ручкой в нижнем правом углу. В последнее время налоговая инспекция особо не обращает внимания на способ проставления данной информации. Достаточно будет пронумеровать только листы, а не страницы. Обложка в этой процедуре не участвует. Нумеровать необходимо с первого внутреннего листа.

Каких – либо строгих и четких требований по нумерации, прошивки журнала в настоящее время не существует. В этом аспекте большинство предпринимателей руководствуются пожеланиями налоговых инспекторов. Прошивка журнала выполняется путем выполнения двух отверстий в нижней его части. После этого к ним подается толстая, прочная нить или шнурок, концы которой фиксируются прямоугольным кусочком бумаги на последней страничке.

Дополнительно от руки, понадобится на этой бирке указать следующую информацию «прошнуровано и пронумеровано ХХ листов». Здесь же проставляется личная подпись руководителя предприятия и его штамп. Подробные примеры представлены ниже на изображении. Интересно, что прошивка КМ-4 может выполняться как всех страниц сразу, так и просто с разворота. Конкретных законодательных требований по шнуровке и нумерации журналов операционистов не существует.

Важно уделить внимание оформлению титульного листа, который, фактически, является бухгалтерским лицом фирмы. Заполнять рекомендуется только графы, несущие в себе важную и необходимую информацию. Детальная информация по ним приведена на подробных образцах, представленных ниже по тексту.

Предприниматели и их подчиненные не всегда понимают процесс оформления замены ЭКЛЗ, возможность проведения ремонтных работ. Свидетельством проведения соответствующих работ является пробитие суммы центром технического обслуживания на 1 рубль и 11 копеек. Дополнительно снимается Z отчет, оставляемый в последствие в налоговых органах. Стоит учитывать, что соответствующая запись обязательно должна быть произведена в кассовом журнале. Аналогичная процедура и при выполнении ремонта техники.

Приобрести кассовый журнал по форме КМ-4 можно в свободной продаже. Зачастую они представлены в крупных канцелярских магазинах. Обычно проблем с их поиском у предпринимателей не возникает. Главное не забыть, перед использованием, выполнить прошивку и нумерацию листов своими силами. Следует учитывать, что приобретая ККТ в нашем центре технического обслуживания, соответствующий журнал предоставляется бесплатно и оформляется в процессе регистрации аппарата.

Последние статьи

Что такое электронная цифровая подпись


Понятие электронной цифровой подписи. Существующие варианты ЭЦП. Рекомендации и советы по подписанию документации с использованием цифровых «автографов». Возможные носители подписи. Граничный срок действия ЭЦП. Возможные проблемы и пути их устранения.

Что такое фискальный накопитель


Информация относительно фискального накопителя, необходимость его использования с учетом требований законодательства. Сведения касательно лиц, кто обязан и на протяжении которого периода времени должны использовать ФН. Стоимость и основные функции оборудования. Выполнение проверки накопителя через официальный сайт налоговой инспекции.

Отсрочка перехода на онлайн кассы


Информация об отсрочке перехода на онлайн кассы для юридических лиц и предпринимателей, работающих на патентной основе, УСН или ЕНВД. Правки ФЗ – 54, основные требования. Существующие послабления. Инструкция для ИП, позволяющая избежать наложения административного штрафа за осуществление деятельности без контрольной кассовой техники и фискального накопителя.